Декомпозиция результатов и показателей

Декомпозиция целей и задач

Декомпозицией в называют разделение целей или задач на отдельные небольшие шаги — подзадачи. Например, задача «навести порядок на кухне» делится на следующие этапы: убрать со стола, помыть посуду, протереть газовую плиту, подмести. А чтобы достичь цели «улучшить физическую форму» нужно заняться физкультурой, сесть на диету и отказаться от вредных привычек.

В этой статье мы выясним, для чего нужна декомпозиция целей и задач, познакомимся с ее основными принципами и узнаем, как ее выполнять.

Зачем нужна декомпозиция?

Декомпозиция очень часто используется в планировании, и это не случайно. Она помогает:

Облегчить выполнение задач. Крупные задачи часто кажутся непомерно сложными, что вызывает у нас приступы прокрастинации. Декомпозиция позволяет разложить такие «страшные» задачи на простые и понятные кусочки. Например, написать большую книгу — довольно сложно, а ежедневно писать по 1000 слов — вполне осуществимая задача.

Оценить реалистичность цели. Во время декомпозиции становится понятно, насколько цель достижима и не нужно ли ее подкорректировать. Например, мы решили научиться виртуозно играть на классической гитаре за три месяца. Но если мы разделим эту цель на отдельные этапы, то увидим, что на ее достижение уйдет как минимум три года.

Составить план достижения цели. Все подзадачи, на которые мы дробим цель — это конкретные шаги по ее достижению. В результате вместо абстрактной мечты у нас появляется подробный план по воплощению этой мечты в реальность.

Оценить ресурсы. В процессе декомпозиции мы узнаем, какие нам понадобятся материалы и инструменты, сколько времени и денег уйдет на каждый этап и каких людей потребуется привлечь для работы.

На самом деле, декомпозиция — это неотъемлемая часть нашего мышления. Приступая к любому делу, мы автоматически пытаемся если и не разбить его на этапы, то хотя бы выделить из него первоочередное действие. А столкнувшись с незнакомым объектом или явлением, мы всегда стараемся мысленно разделить его на составные части.

Другое дело, что в декомпозиция применяется осознанно, а значит и более эффективно.

Основные принципы

Прежде чем углубляться в теорию, давайте немного поговорим об инструменте, которым мы будем пользоваться.

Для разделения целей и задач на подзадачи, мы с вами будем рисовать вот такую диаграмму:

Такая иерархическая структура называется деревом целей. С его помощью можно окинуть свой план одним взглядом, понять, чем его дополнить, и сразу найти его слабые места. Почти все приведенные в этой статье примеры декомпозиции будут представлять собой такие деревья.

В принципе для построения деревьев можно использовать любую программу для создания схем — Microsoft Visio или, например, бесплатный сервис draw.io. Древовидные структуры умеют создавать и некоторые современные органайзеры, например, LeaderTask.

Но удобнее всего рисовать такие деревья в виде ментальных карт. Для этого вам потребуются специальные программы для их создания: , MindNode, MindManager, бесплатная Freemind

Итак, приступим. В общем виде декомпозиция выглядит так:

• Выбираем задачу или цель.
• Спрашиваем себя: какие шаги потребуется предпринять для ее осуществления? Записываем результат. У нас получаются цели (или задачи) порядка.
• Задаем к ним все тот же вопрос и снова записываем результат. Получаем цели порядка.
• Повторяем эту процедуру необходимое количество раз.

Уровень детализации зависит от ваших потребностей. Если вам, например, нужен план ежедневных действий, то остановиться можно на тех задачах, которые занимают от 15 минут до 2 часов.

В процессе декомпозиции важно соблюдать следующие правила:

1. Следить, чтобы записанных подзадач было достаточно для выполнения задачи верхнего уровня. Посмотрите на список подзадач и подумайте: если все это сделать, будет ли задача выполнена? Если нет, то подзадач явно не хватает.

2. Стараться не делить задачи более чем на 7 подзадач. По правилу Джорджа Миллера мы способны за один раз удержать в памяти 7±2 объекта, и если подзадач окажется больше, нам будет труднее воспринимать свои планы. В таких случаях можно разделить задачи на группы по признаку:

Впрочем, последнее правило не является аксиомой: делайте так, как вам удобнее.

Способы декомпозиции

Универсального способа декомпозиции не существует: разные цели и задачи требуют разного подхода. Рассмотрим четыре самых популярных метода, которые могут использоваться как в чистом виде, так и в комбинации друг с другом.

1. Деление на этапы

Этот способ подойдет, если выполнение задачи или достижение цели можно представить как серию последовательных шагов. Например:

Но это очень простой случай: здесь вся работа состоит из одинаковых шагов. Давайте возьмем более сложную цель — «построить дом».

Для начала разделим процесс строительства на главные этапы. Например, на такие:

Теперь каждый из них нужно разделить на этапы поменьше. Для примера сделаем декомпозицию «Фундамента»:

Эти задачи можно детализировать более подробно. Например, для котлована: уложить подушку, смочить, утрамбовать

Декомпозицию обычно продолжают до тех пор, пока не получатся задачи, которые можно органично вписать в ежедневный план. При необходимости запишите все инструменты, материалы и услуги в отдельный список, чтобы посчитать бухгалтерию проекта.

Полученные в результате декомпозиции этапы обычно равномерно распределяют по времени — дням, неделям и месяцам. Например:

Для планирования некоторых целей и задач удобнее использовать диаграмму Гантта.

Советы:

Не детализируйте этапы без необходимости (см. Метод набегающей волны). Часто нет нужды слишком уж забегать вперед: достаточно запланировать лишь первые шаги. , до следующих этапов руки могут дойти очень нескоро. Например, пока вы не написали книгу, нет особого смысла думать о ее верстке или о выборе издательства. , в процессе работы вы можете получить новую информацию, которая заставит вас полностью пересмотреть свой подход к решению задачи.

Пометьте задачи, которые можно выполнить в любой момент. Это поможет вам рационально использовать свободное время или периоды вынужденного простоя. Например, многие материалы и инструменты для разных этапов строительства можно приобрести заранее.

Подумайте, можно ли запустить процессы параллельно основной работе. Например, внешнюю обделку дома можно совместить с работой электрика.

По возможности используйте для формулировок. Не всегда это нужно, но часто полезно сделать все промежуточные цели и задачи максимально конкретными и измеримыми.

Если привязываете этапы к определенному времени, не планируйте «впритык». Всегда может пойти не так, и тщательно расписанный план быстро развалится. Для таких непредвиденных случаев закладываете в свой график небольшой резерв времени. Если же все будет хорошо, вы сможете потратить сэкономленное время на выполнение следующих этапов.

2. Декомпозиция измеримых показателей

По сути, это просто разновидность предыдущего способа. Разница лишь в том, что этапами становятся не просто задачи, а некие числа. Такой подход уместен тогда, когда целью являются конкретные и измеримые показатели: уровень дохода, количество клиентов

Давайте рассмотрим один нарочито простой пример.

Предположим, что каждое утро мы выполняем такое упражнение, как отжимания от пола. В настоящий момент мы делаем 4 подхода по 3 отжимания. Наша же цель — выполнять 4 подхода по 20 отжиманий, и на достижение этого показателя у нас есть 2 месяца.

Что ж, цель вполне осуществимая. Допустим, мы хотим ее достичь за 20 тренировок. Откроем Excel и запишем число занятий, начальный и конечный результат:

А теперь просто воспользуемся функцией автозаполнения:

У нас получился простой план тренировок на два месяца. По такому же принципу легко запланировать подтягивания, бег или различные упражнения с весом. Причем декомпозировать можно любые показатели: дистанцию, рабочий вес или скорость.

Увы, с некоторыми целями так просто не получится. Скажем, доходы, количество подписчиков паблика или число посетителей магазина не будут увеличиваться сами по себе. Здесь для каждого значения нужно составить список мер для достижения нужных показателей. Например:

Советы:

Подумайте, с какой прогрессией вы имеете дело — с арифметической или геометрической. Например, график работы над книгой (то есть число написанных слов по дням) может быть только арифметической прогрессией. А вот, скажем, число подписчиков канала YouTube в некоторых случаях может возрастать и в геометрической прогрессии.

Учитывайте и непредвиденные трудности. Иногда удобно иметь сразу два графика: план максимум и план минимум.

3. Дерево зависимостей

Не все цели и задачи можно разложить на последовательные шаги. Иногда для достижения цели требуется комплекс мер, зачастую никак не связанных между собой. Такое обычно бывает, когда нам нужно улучшить: увеличить доходы, усовершенствовать продукт, навести порядок в доме или заняться своим здоровьем.

Предположим, что наша цель — увеличить прибыль розничного магазина. Для начала нам необходимо понять, из чего она складывается и от чего зависит. Представьте, что вам нужно вывести формулу, в которой умножаются или складываются показатели и получается результат. Например, так:

Каждый из этих показателей можно опять же разложить на составляющие. Например:

Если детализировать дальше нет смысла, составьте список мер для улучшения каждого параметра. У вас должны получиться или конкретные задачи для органайзера, или пункты для .

Часто подобные меры является лишь гипотезами, поскольку мы достоверно не знаем, какой эффект они окажут. Однако в совокупности они неизбежно повлияют на результат.

Советы:

Ранжируйте задачи. Обычно некоторые из них более эффективны для достижения цели, тогда как другие оказывают лишь незначительное влияние. Старайтесь выполнять задачи в порядке их предполагаемой эффективности.

Тестируйте гипотезы, прежде чем вкладывать в них большие ресурсы. Например, прежде чем рассылать коммерческое предложение по всей базе, проверьте его эффективность на небольшом количестве адресатов.

4. Одношаговая декомпозиция

У перечисленных выше способов есть две проблемы. , планы, составленные после тщательной декомпозиции цели, легко могут рухнуть от случайности. , иногда мы имеем очень смутное представление о том, как достичь цели, а потому вряд ли сможем детально все спланировать.

Чтобы двигаться к цели в условиях нестабильности или неопределенности используйте одношаговую декомпозицию. Алгоритм работает так:

1. Думаем над своей целью и вычленяем первоочередную задачу. Обычно это небольшие шаги, продолжительностью не более получаса.
2. Записываем задачу в органайзер.
3. Выполняем задачу.
4. Возвращаемся к пункту 1.

Такая незамысловатая техника будет работать, даже тогда, когда обстоятельства постоянно меняются. И даже если мы вдруг получим новую информацию, которая заставит нас кардинально пересмотреть свои методы, мы сможем безболезненно под нее перестроиться.

Да, при таком подходе нам каждый раз придется серьезно думать над первоочередным шагом, но в этом как раз и заключается преимущество этого метода.

Советы:

Убедитесь, что вы не забудете сделать следующий шаг по проекту. Сделайте проверку выполненных шагов регулярной задачей или добавьте соответствующий пункт в ежедневного обзора.

• Работа над сайтом — 3 часа в день
• Генеральная уборка — 1 час в день
• Навести порядок в скачанных файлах — 15 минут в день

Оформить это время можно в виде регулярной задачи.

Заключение

Мы рассмотрели лишь те способы декомпозиции целей и задач, которые чаще всего используются в личном . На самом деле их значительно больше: в каждой сфере деятельности есть свои методы разделения целей на подзадачи.

Например, декомпозицию в компании можно провести по исполнителям, рыночным сегментам или по видам продукции. Особые способы декомпозиции применяются и в разработке программного обеспечения, например, по платформам или пользовательским сценариям. Если в вашей работе необходимо использовать именно такие методы, обратитесь к специальной литературе.

Вопросы

В каких случаях декомпозиция не нужна?

, нет смысла делить на части заурядные задачи, которые мы легко выполним и без декомпозиции. , нет смысла серьезно расписывать в условиях неопределенности или дефицита информации. В таких случаях достаточно запланировать только первый шаг.

Всегда ли декомпозиция полезна?

Нет, не всегда. В некоторых случаях она становится лишь очередным поводом для прокрастинации.

Например, человек решил заняться бегом. Но вместо того, чтобы просто начать бегать, он неделями выбирает себе спортивный костюм, кроссовки, составляет маршруты и подбирает подходящие треки для плеера.

В подобных ситуациях лучше отложить детальное планирование, определить первый шаг и начать действовать. Уже потом, если понадобится, можно внести в свои занятия улучшения.

Что делать, если я тщательно разделил цель на подзадачи, а план полностью сорвался? Например, из-за того, что я не предусмотрел какие-то важные нюансы?

Просто провести декомпозицию заново. В этом нет ничего страшного: корректировка планов — это нормальный рабочий процесс. Более того, полезно регулярно выполнять декомпозицию целей с чистого листа, с учетом полученного опыта и новых обстоятельств.

Что делать, если я распределил этапы по дням, но не уложился в сроки?

Если это единичный случай, просто сдвиньте сроки. Если такое повторяется постоянно, значит вы неверно оценили свои возможности или текущие обстоятельства. В этом случае пересмотрите свой план и выделите больше времени на прохождение этапов.

А что делать, если планы постоянно срываются?

В таких случаях лучше использовать одношаговую декомпозицию, то есть планировать лишь первоочередное действие.

Как разделить на подзадачи большую монотонную работу? Например, написание длинного текста, покраску забора, заполнение базы данных?

Такую работу удобнее делить не на подзадачи, а на различные временные отрезки. Воспользуйтесь, например, техникой Pomodoro.

Источник



Как правильно декомпозировать цели

Для постановки цели недостаточно понимать, чего и к какому сроку вы хотите добиться. Важно правильно выполнить декомпозицию – разделить одну большую и, на первый взгляд, сложную цель на множество более мелких и легких задач. В этом случае сделать запланированное станет проще.

Что дает декомпозиция

Метод широко используется в личном и корпоративном планировании благодаря ряду функций.

• Облегчение достижения целей. Психология человека такова, что большие цели кажутся нам недостижимыми. Отсюда вытекает прокрастинация – попытка отдалить начало выполнения задачи, например, отложить на завтра. Сложно снять фильм с хронометражем 180 минут, а вот снимать по одной сцене фильма раз в два дня кажется куда более реальной задачей.
• Оценка реалистичности целей. Затруднительно сразу определить, какое время нужно на выполнение поставленной задачи, и реально ли ее сделать за обозначенный срок. Часто бывает так, что ставится цель увеличить прибыль компании на 30 % за два месяца, а во время декомпозиции на отдельные задачи становится понятно, что на это нужен минимум год.
• Формирование четкого плана. Без ясного понимания, какое действие и после какого делать, достигать сложно даже относительно простых целей. В процессе декомпозиции вы не просто делите задачу на подзадачи, но и выстраиваете правильную последовательность их выполнения. Вот так абстрактное желание превращается в конкретный и поэтапный план.
• Оценка имеющихся ресурсов. Разделяя цель на отдельные задачи, вы начинаете лучше понимать, какие ресурсы и в каких количествах вам требуются для их выполнения. Это важно, ведь, как и с оценкой реалистичности, сложно в рамках большой цели точно подсчитать время, деньги, материалы, интеллектуальные и трудовые ресурсы для работы.

Декомпозиция – естественный для человеческого мозга процесс, и этим инструментом мы часто пользуемся неосознанно. Пример – принимая решение выполнить какую-либо задачу, человек сперва определяет, какое действие сделать первым. Ваша задача – сделать этот процесс вполне осознанным, что позволит вам работать над постановкой и достижением целей более эффективно.

Принцип декомпозиции

Независимо от конкретного критерия, по которому декомпозируется цель, работа выполняется на основе иерархической структуры – так называемого «дерева целей». Суть проста – на бумаге или в электронном виде, например, с помощью интеллект-карт, вы строите структуру, в центре которой находится ваша цель. От нее отходят ветви – подзадачи – от которых также отходят их подзадачи.

Декомпозиция выполняется в четыре шага:

1. Сформулируйте цель или задачу, которую вы хотите разделить на подзадачи.
2. Подумайте, какие действия нужно совершить, чтобы достигнуть этой цели.
3. Запишите получившиеся подзадачи и задайте к ним аналогичный вопрос.
4. Повторяйте шаги 2 и 3 до тех пор, пока не достигните нужной детализации.

Количество подзадач, на которые разбивается цель, зависит от ее сложности и длительности, а значит, определяется индивидуально. Если это ежедневный план, достаточно разбить его на действия, выполнение которых требует 25–30 минут. Если же это большая корпоративная цель, задач может быть десятки. С опытом начнете понимать, какая детализация будет достаточной.

Декомпозиция показателей

Отдельно стоит поговорить о разделении цели по количественным показателям – прибыли, количеству клиентов и другим параметрам, которые можно измерить в числах. Это частный случай декомпозиции, только вместо действий – цифры. Самый простой пример такой декомпозиции:

1. Определите текущий показатель. Например, у вас есть база из 50 клиентов.
2. Определите конечную цель – через два месяца увеличить базу до 150 клиентов.
3. Запишите действия, которые нужно выполнить для привлечения еще 100 клиентов.
4. К каждому этапу укажите примерный прирост клиентов, которого можно достигнуть.

Прогрессия может быть арифметической и геометрической, причем работать может не только на увеличение, но и на уменьшение – в зависимости от поставленной цели. При использовании этого метода помните о том, что могут возникнуть трудности или, напротив, обстоятельства сложатся так, что вы перевыполните задачу. Поэтому рекомендуется иметь два плана – минимум и максимум.

Декомпозиция в один шаг

Поэтапная и другие виды декомпозиции, когда цель сразу раскладывается на мельчайшие задачи, имеет большой недостаток – такие планы могут разваливаться под действием внешних факторов. В лучшем случае придется дописать или вычеркнуть какую-либо из подзадач, но зачастую в такой ситуации приходится переделывать немалую часть плана. Выход – одношаговая декомпозиция.

Суть метода очень простая – вы просчитываете первый шаг, выполняете его, возвращаетесь к описанию цели и продумываете следующий шаг. Действие за действием вы постепенно идете к цели, и даже если на пути возникнут препятствия, вам нужно будет скорректировать только один шаг вместо всего плана. Это отличный метод на случай работы в постоянно меняющихся условиях.

Одноэтапная декомпозиция постоянно держит в некотором напряжении, так как часто заставляет задумываться над следующим действием. Поначалу это кажется недостатком, но это главный плюс метода. Каждый шаг продумывается здесь и сейчас, с максимальной концентрацией и с учетом текущих обстоятельств, тогда как в готовом плане шаги со временем могут терять актуальность.

Работая с одношаговым разделением, главное, не забыть перейти к разработке следующего этапа. Для этого применяйте принцип PDCA: планируй, действуй, проверяй, исправляй. Заведите привычку регулярно проверять список выполненных шагов и корректировать их в соответствии текущей ситуации.

Советы по декомпозиции

В ходе работы над декомпозицией своих целей придерживайтесь важных правил и советов.

• Количества и описания подзадач должно быть достаточно для выполнения задачи, стоящей выше в рамках дерева целей. Убедиться в этом просто – оцените список подзадач и спросите себя, если выполнить эти действия, будет ли выполнена задача верхнего уровня?
• В одной задаче должно быть не более 7–9 задач. Известно, что сознание человека может длительное время держать в памяти не более 5–9 объектов. Если количество шагов будет превышать это значение, у вас возникнут сложности с восприятием расписанных действий.
• Распределяйте действия по рангам. Для каждого шага укажите, насколько он, по вашему мнению, важен для выполнения задачи верхнего уровня и достижения цели в общем. Выполняйте сначала эффективные, затем менее ценные действия (если они не по порядку).
• Не увлекайтесь детализацией без необходимости. Нередко хватает конкретизировать только первые этапы. До начала следующих действий могут уйти недели и даже месяцы, поэтому лучше сформулировать их непосредственно перед тем, как вы приступите к ним.
• Выделите цветом задачи, выполнение которых возможно в любой момент. Это может быть заказ нового оборудования, отправка электронных писем и другие действия, которые не потребуют от вас долгих приготовлений и больших временных затрат. Делайте их сразу.
• Оставляйте запас по времени. Если при декомпозиции целей к каждому действию вы устанавливаете временное ограничение, не делайте его «впритык». Иначе первая же задержка приведет к тому, что весь план развалится. Закладывайте небольшой резерв.
• Учитывайте, что многие задачи можно выполнять параллельно – от этого достижение цели может значительно ускориться. Например, расширение клиентской базы связано с увеличением прибыли, а отделочные работы внутри дома – с установкой электрической проводки. Подумайте об этом заранее.

Популярные вопросы

Рассмотрим популярные вопросы про метод декомпозиции цели и дадим на них ответы:

• Когда можно обойтись без декомпозиции? В первую очередь, в случаях, когда цель простая и очевидная. Также метод не подходит в ситуации, когда вы располагаете очень скудной информацией касательно цели. Тогда лучше определить первый шаг и просто начать;
• Есть ли у декомпозиции целей недостатки? Да, в ряде случаев она только усиливает лень и прокрастинацию. В такой ситуации человек постоянно планирует, но не приступает к реальным действиям. Стоит сначала сделать первый шаг, а потом уже корректировать план;
• Как быть, если составленный план сорвался? Достаточно снова провести разделение цели и скорректировать планы. Это частая ситуация и в этом нет ничего плохого. Регулярный пересмотр декомпозированных целей даже полезен с целью актуализации своих задач;
• Что делать, если провалены сроки по плану? Зависит от того, единичная просрочка или регулярная. В первом случае достаточно немного сдвинуть сроки вперед, Во втором – лучше пересмотреть план – вероятно, при его составлении вы неправильно рассчитали силы.

Многие также задаются вопросом о том, как декомпозировать долгие и монотонные задачи, которые не получится поделить на этапы. Например, проверку тридцати отчетов о работе отдела или заполнение корпоративной базы данных. В этом случае вместо деления на задачи разделите работу на временные отрезки. Хороший вариант – техника Pomodoro с ее интервалами в 25 минут.

Заключение

Используйте декомпозицию даже в отношении, на первый взгляд, понятных целей, кроме совсем банальных бытовых задач. Независимо от характера, масштаба и сроков задачи разделение ее на подзадачи сэкономит вам много ресурсов. Этим методом пользуются многие люди и компании.

Источник

Декомпозиция — продуманный до мелочей путь к цели

Фото: wixsite.com

Для большинства термин звучит незнакомо, но каждый из нас ежедневно сталкивается с декомпозицией. Ее суть заключается в постановке целей и выборе средств для их реализации. Внешне это напоминает процесс созидания, но, на самом деле, все обстоит совсем наоборот.

Для достижения желаемого результата человеческий мозг не идёт от малого к большему, но действует в обратном порядке.

Например, такая простая задача как приготовление омлета. Если бы мы не знали, как он выглядит и из чего состоит, то начали бы экспериментировать, т.е. включился бы процесс композиции. Но, поскольку всем известно, что такое омлет, мозг уже не концентрируется на его визуализации, а разбивает результат на мелкие компоненты, т.е. активизируется функция декомпозиции: омлет — взбитые яйца на разогретой сковороде — разогретая сковорода — сковорода — взбитые яйца — яйца.

Декомпозиция в менеджменте

Здесь уже применяется осознанный, математический подход. Декомпозиция позволяет разделить поставленную задачу на мельчайшие компоненты и не разрушает ее общие характеристики. Также экономит время и ресурсы.

Несмотря на то, что сам процесс известен издавна, впервые он был научно обоснован и сформулирован в 1960 году Джорджем Данцигом и Филиппом Вульфом. Благодаря им и были выведены базовые принципы построения алгоритмов декомпозиции.

Принципы

Разбивая намеченные цели на отдельные этапы и, пытаясь найти наиболее эффективное решение, аналитики часто сталкиваются с несоответствием выбранных методов и целостностью построенной системы. То есть, всё кажется правильным, но что-то — не так. Поэтому приходится рассматривать каждый из этапов ещё тщательнее, выявлять ошибки и корректировать их.

Этот метод позволяет не только находить оптимальные способы решения поставленных задач, но и выявляет массу дополнительных аспектов таких, как: перспективы, тенденции, способы оптимизации и многие другие. Проще говоря, позволяет взглянуть на проблему под микроскопом.

Структура

Когда цель уже определена, выстраивается иерархия. Иначе говоря, четкая последовательность действий.

Декомпозиция, как уже упоминалось, начинается снизу, поэтому последняя ступень в списке будет первой в процессе реализации проекта. Действия выполняются строго по составленной программе. В случае, когда иерархическая цепь построена правильно, последовательность не нарушается и команда работает с максимальной эффективностью, задача реализуется быстро и качественно.

Цели и разновидности декомпозиции

Метод декомпозиции как нельзя лучше применяется в менеджменте — бизнес-системе, главной задачей которой является управление процессами и их оптимизация. В зависимости от поставленных целей могут использоваться разные подходы:

• Функциональный — этап создание схемы (алгоритма) для выполнения действий. В дальнейшем в нее вносят необходимые данные;
• Структурный — построение иерархической лестницы (таблицы), которая разделяет задачу на элементарные составляющие, рассматривает возможные альтернативы, корректирует имеющиеся данные и оптимизирует процесс выполнения;
• Объектный — выделение значимых (предметных) зон. Это элементы, которые связаны между собой и выполняют функцию «собирателя» однотипных данных. На основе их анализа выносятся решения о направленности действий для достижения намеченных целей.

Специфика декомпозиционных процессов

Структурирование — основа всех методик декомпозиционного анализа. Создание стратегии для достижения целей вынуждает придерживаться определенных правил:

• Четкое следование иерархической системе, то есть подчинение низшего уровня более высокому. При этом каждый из них может быть связан только между собой и не иметь логического отношения к другим выше- или нижестоящим;
• Деление одной задачи на некоторое число подзадач по однотипному принципу;
• Разделение целей на этапы, каждому из которых присваивается процентное значение. Сумма всех значений должна равняться 100%;
• Глубина или видимость многоуровневой системы должна позволять на первом этапе визуально охватывать всю систему целиком.

Выбор подходящей стратегии

В процессе анализа очень часто приходиться отказываться от ранее выбранной стратегии. На начальных этапах построения уровней и подуровней иногда «всплывают» ненужные компоненты или незапланированные задачи. Поэтому спешить с созданием сложной системы не стоит. Важно вовремя замечать такие сдвиги и отсеивать их.

Для этого существует достаточно простая схема:

• Устанавливаем главную цель;
• Разделяем задачу на небольшое число базовых и разноплановых;
• Подразделы делим на ещё более мелкие части по степени важности;
• Анализируем каждую из полученных ветвей системы;
• Вырезаем лишнее и незначимое;
• По новому графику приступаем к последовательному выполнению.

Каждая ступень должна преодолеваться обдуманно и размеренно, обговаривается и визуализироваться. Это сэкономит в дальнейшем время на исправление ошибок.

Конечно же, важно помнить о командном подходе: достичь нужного результата куда проще совместными усилиями. Критика, подсказки, да и просто «свободные руки» никогда не будут лишними при решении сложных задач.

Декомпозиция целей

Декомпозиция, ориентированная на цели — это метод, который рассматривает не результат проекта, а, собственно задачи, которые перед собой ставит компания, пытаясь его реализовать.

Декомпозиция целей. Фото: calltouch.ru

Первым шагом в целенаправленной декомпозиции является постановка самих целей. В бизнесе они называются стратегическими. Например: чего компания хочет достичь в следующем году? Такие задачи должны отвечать нескольким критериям:

• Они должны быть измеримы (ресурсы, рабочая сила, документация и т.п.);
• Они должны быть практически выполнимы;
• Они должны иметь четкий временной период.

Для достижения поставленной цели необходимо создать контрольные точки, чтобы проект двигался в нужном направлении. В этом поможет общее обсуждение или, иначе говоря, — «мозговой штурм». Следует сформировать коллективное мнение о том, какие действия нужно предпринять для реализации той или иной идеи. Далее выстраивается иерархическое дерево (лестница).

Такая декомпозиция поможет понять насколько эффективно компания движется к своим стратегическим целям. Если результатом такого анализа станут конкретные выводы, значит он был выполнен верно и эффективно. Например: по итогам декомпозиции руководителям стало понятно, куда нужно инвестировать средства компании, чтобы справиться с конкуренцией.

Программное обеспечение для декомпозиции проектов

В принципе, все можно делать по старинке: никто не отменял метод «карандаша и бумаги». Но, если для небольшого магазина по продаже женской косметики, это, в общем-то, вполне приемлемый вариант, то для компаний с миллионными оборотами потребуются сотни клерков и художников.

Сегодня на рынке представлено большое количество компьютеризированных решений для проект-менеджмента. Они в сотни раз ускоряют процессы анализа и визуализации проектных предложений. Наверное, самыми популярными из них являются продукты Microsoft. Вряд ли найдется человек, не слышавший о Word, Exel, Power Point и других.

Источник

Основные принципы декомпозиции показателей и построения дерева целей промышленных предприятий

Брыкалов, С. М. Основные принципы декомпозиции показателей и построения дерева целей промышленных предприятий / С. М. Брыкалов. — Текст : непосредственный // Экономика, управление, финансы : материалы IV Междунар. науч. конф. (г. Пермь, апрель 2015 г.). — Пермь : Зебра, 2015. — С. 154-157. — URL: https://moluch.ru/conf/econ/archive/133/7728/ (дата обращения: 08.07.2021).

Основной целью статьи является рассмотрение основных подходов и принципов декомпозиции показателей и построения дерева целей применительно к промышленным предприятиям и научно-производственным центрам, а также описание вопросов перехода от декомпозиции целей к декомпозиции показателей, требований к декомпозиции показателей и распределению ответственности.

Ключевые слова: декомпозиция, дерево целей, ключевые показатели эффективности, многоуровневый подход, стратегия развития предприятия

Управление любой организацией, в том числе и промышленными предприятиями, основано на делегировании части своих полномочий и ответственности вышестоящим руководителем своим подчиненным. Для того, чтобы данная система эффективно работала, необходимо обеспечить единую логику делегирования и наличие системы мониторинга, позволяющую понять взаимосвязь сфер ответственности и влияние каждого сотрудника на конечный результат. Другими словами необходимо построить систему, которая позволяла бы довести до каждого сотрудника стратегические цели и задачи, стоящие перед предприятием, и каким образом он влияет на их достижение.

Декомпозиция показателей (то есть разделение показателя на составляющие) и, получающееся в результате, дерево целей/показателей является ключевым инструментом управления эффективностью и лежит в основе как индивидуальных показателей сотрудников, так и логики управленческой отчетности и бизнес-планирования.

Вопросы формирования декомпозиции целей и задач иерархической структуры (применительно к предприятиям атомной отрасли) и построения эффективной системы ключевых показателей эффективности достаточно подробно рассмотрены в работах [1, 2].

Область применения декомпозиции и дерева целей должно охватывать все уровни и подразделения организации. При этом важно понимать, что на различных уровнях управления решаются задачи различного характера и горизонта. Так, степень сложности поставленных задач, количественно характеризуемых целевыми показателями, снижается при их декомпозиции сверху вниз. Число задач, а вместе с ним и количество показателей, при этом увеличивается. В связи с этим должен быть применен многоуровневый подход.

Иллюстративное представление верхнего уровня дерева целей (в части затрат) наглядно представлено на рисунке 1.

Рис. 1. Дерево целей верхнего уровня (в части затрат)

Дерево целей обеспечивает:

— понимание первичных бизнес-драйверов, влияющих на финансовые показатели;

— формирование единой логики и взаимосвязи между декомпозированными показателями;

— формирование эффективных инструментов управленческой отчетности и планирования;

— формирование систем управления и мониторинга (например, с помощью наглядной визуализации и представления информации на информационных центров).

При построении дерева целей необходимо решить вопрос перехода от декомпозиции целей к декомпозиции показателей. В рамках операционной эффективности промышленного предприятия или иной структурной единицы, находящейся на нижнем уровне управления иерархической системы, где речь идет, в основном, о финансовых и натуральных показателях затрат и выручки, рекомендуется сделать упрощение и проводить декомпозицию только показателей, так как в финансовой части показатели и цели практически идентичны. Так, из целевых показателей можно легко определить цели, а посредством достижения планируемых количественных значений целевых показателей охарактеризовать и степень их достижения.

В рамках решения задач финансово-экономической эффективности необходимо рассматривать экономические показатели, которые подразделяются на 3 вида:

1. Натуральные показатели — показатели, выражающие количество материальных ценностей в натуральных единицах измерения (штуках, тоннах, метрах, литрах и т. д.).

2. Условно-натуральные показатели — показатели, которые предназначены для отражения однородных по назначению, но разных по качественным характеристикам объектов учета (трудоёмкость и т. д.).

3. Стоимостные показатели — показатели, характеризующие материальные ценности в стоимостном (денежном) эквиваленте. Применение стоимостных показателей помогает обобщать характеристики затрат и результатов производства. Кроме того, такие показатели, как, например, прибыль, выручка и себестоимость, существуют только в стоимостном измерении и не имеют материальной формы.

Важным вопросом является определение требований к системе декомпозиции показателей, суть которых заключается в следующем:

1. Математическая логика: Декомпозиция в строго математической логике и иерархии (показатель верхнего уровня получается путем математических операций с показателями более низкого уровня).

2. Баланс натуральных и стоимостных показателей: при переходе от высших уровней управлений к низшим декомпозиция должна выполняться от стоимостных (рубли) к натуральным показателям (часы, единицы продукции и т. п.).

3. Полнота: Декомпозируемые элементы должны охватывать всю организацию и быть взаимодополняющими, но совместно исчерпывающими.

4. Существенность: декомпозируемые показатели должны влиять на категории затрат, составляющих не менее 10 % от общих затрат промышленного предприятия, чтобы фокусировать усилия сотрудников на наиболее приоритетных направлениях.

Значительными аспектами является соблюдение требований к распределению ответственности:

1. Соответствие структуре управления: структура дерева целей должна быть максимально близка к структуре управления (организационно-структурной схеме) и текущему распределению полномочий. Декомпозированные сотруднику показатели должны соответствовать зоне его ответственности, то есть сотрудник может быть ответственен только за те показатели, на которые он реально может повлиять.

2. Наличие системы «сдержек и противовесов»: в частных случаях в целях соблюдения баланса качества, количества и стоимости продукции при распределении ответственности необходимо идентифицировать и управлять конфликтами интересов. В таких случаях показатели и цели нескольких ответственных сотрудников могут быть разнонаправленными (технический директор и заместитель генерального директора по производству, технический директор и заместитель генерального директора по закупкам, главный инженер и заместитель генерального директора по производству). Показатели, находящиеся на стыке конфликтов интересов должны иметь строго оговоренный порядок разрешения конфликта, в том числе путём эскалации до уровня вышестоящего руководителя.

3. Фокус на ключевых показателях: каждый сотрудник может быть ответственен только за 5–7 показателей, что позволяет добиться сфокусированности на поставленных целях.

4. Информирование генерального директора: генеральный директор организации входит во все рабочие группы опционально.

С целью повышения эффективности внедрения и использования декомпозиции целевых показателей на промышленных предприятиях необходимо проведение следующих мероприятий:

1. Обучение и информирование персонала: каждый участник процесса декомпозиции обязан чётко понимать назначение декомпозиции и свою роль в данном процессе.

2. Постоянная доступность единого дерева целей для каждого руководителя предприятия: для повышения вовлеченности в процесс выполнения поставленных задач, а также с целью достижения эффекта узнаваемости необходимо обеспечить постоянную доступность дерева целей для каждого руководителя.

3. Актуальность дерева целей: во избежание недопонимания документ с деревом целей на каждый финансовый год обязательно должно включать в себя дату его утверждения.

В качестве критериев оценки эффективности внедрения и использования декомпозиции на промышленных предприятиях могут быть использованы:

1. Прозрачное распределение ответственности: при успешном внедрения инструмента декомпозиции, ответственность каждого руководителя за определённые показатели (декомпозированные им на нижние уровни управления и зафиксированные в дереве целей) должна полностью осознаваться этим руководителем.

2. Взаимосвязь успеха цели высшего уровня с успехом целей уровней ниже: если успешное достижение всех целей более низших уровней управления не ведет к реализации поставленной цели более высокого уровня, то декомпозиция выполнена неверно и требует пересмотра.

3. Взаимоисключение показателей одного уровня: если действия, направленные на достижение одного целевого показателя, приводят к затруднению выполнения другого целевого показателя того же уровня управления — значит разделение показателей произведено без учета вероятности возникновения непредвиденных конфликтов.

Внеплановый переформирование дерева целей предусматривается в том случае, если внутри промышленного предприятия происходят значимые изменения организационной структуры, задействующие руководящий состав.

Применение вышеуказанных принципов, требований и подходов к построению дерева целей и формированию декомпозиции показателей промышленного предприятия позволяет обеспечить системное каскадирование стратегических задач на каждый уровень управления.

1. Брыкалов, С. М. Методика формирования и утверждения декомпозиции целей и задач иерархической структуры (применительно к предприятиям атомной отрасли)/

2. С. М. Брыкалов // Экономика и предпринимательство. — 2014. — № 11, ч.2. — с. 358–363

3. Брыкалов, С. М. Анализ ключевых показателей эффективности зарубежных промышленных предприятий: проблемы и направления развития / С. М. Брыкалов // Проблемы современной экономики: материалы IV Mеждунар. науч. конф. (г. Челябинск, февраль 2015 г.). — Челябинск: Два комсомольца, 2015. — с. 83–87

Источник