Вопрос 23. Докладная и служебная записки
1. Докладная записка— документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Служебная записка— документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, используемый для решения производственных вопросов, как правило, внутри предприятия.
Служебная записка — документ, официально не принятый, т. е. не включенный в классификацию документов РФ, тем не менее широко используемый в практике делопроизводства.
Докладная записка может быть внешней и внутренней.
Внешняя докладная записка — документ, направляемый руководителю вышестоящей организации, содержащий информацию о фактах, событиях, действиях, требующую принятия решения.
Внутренняя докладная (служебная) записка — документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами. Внутренняя докладная записка составляется только в том случае, если вопрос не может быть решен в устной форме.
2. Внешняя докладная записка составляется на общем бланке организации, внутренняя — на бланке структурного подразделения или на листах формата А4, А5.
Докладная (служебная) записка должна иметь:
• наименование структурного подразделения — автора документа;
• наименование вида документа;
• номер (не обязательный реквизит);
• заголовок к тексту;
Датой докладной записки является дата подписания ее автором. Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание и отвечающий на вопрос "о чем?". Текст докладной записки, как правило, состоит из вводной части и основной.
В вводной части текста указываются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, сопровождаемые ссылками на даты, документы.
В основной части текста содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами. Внешние докладные записки, направляемые в вышестоящие органы, подписываются руководителем предприятия, внутренние — автором.
| ЗАО "КАРИМОС" ОТДЕЛ ПО РАБОТЕ С КЛИЕНТАМИ СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 07.04.2003 О заказе новых бланков документов | Начальнику отдела снабжения А.В. Рощину Резолюция руководителя |
В связи с переименованием организации и производственной необходимостью прошу Вас заказать в типографии новые бланки нашего структурного подразделения в количестве 1000 экз.
Источник
Докладная записка – документ, адресованный руководителю предприятия, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
В зависимости от содержания назначения докладные записки делаться на информационные и отчетные.
Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе работ могут представляться руководству систематически.
В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направляемые руководителю) и внешние (направляемые в вышестоящие инстанции).
Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4. Подписываются руководителем организации.
Внутренние докладные записки пишутся на листе бумаги (допускается рукописный способ) подписываются составителем (автором).
Докладная записка должна иметь следующие реквизиты: наименование вида документа; дату; заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание; текст впервой части, которого излагаются факты и события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Во второй части должны содержаться выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.
Пример:
ООО «ФАКЕЛ»
Отдел рекламы Директору ООО «Факел»
В.А. Гущину
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
00.00.0000
О дополнительном финансировании
В связи с ростом цен на полиграфические услуги во П квартале 2004 г. и изменения сметы затрат прошу выделить дополнительно 23 450 рублей для завершения работ по заказу № 165/1.
Начальник отдела подпись И.О. Фамилия
Служебная записка – форма деловой внутренней переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.
Служебная записка может иметь информационный, инициативный или отчетный характер. Записка может содержать предложение, просьбу или отчетный характер. Подписывает ее руководитель подразделения или соответствующее должностное лицо.
Пример:
Адресат:
Наименование должности
И.О. Фамилия (в дат. падеж)
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Текст строится по структуре и содержанию аналогично построению и изложению делового письма.
Должность составителя подпись И.О. Фамилия
00.00.0000
4.2.2. Объяснительная записка – документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.
Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги. Реквизиты объяснительной записки аналогичны реквизитам докладной записки.
Пример:
Адресат:
Наименование должности
И.О. Фамилия (в дат. падеж)
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Текст записки должен быть объективным, убедительным, давать четкие разъяснения. По структуре и построению объяснительная записка аналогична докладной записке.
Должность составителя подпись И.О. Фамилия
00.00.0000
Телеграммы, телефонограммы
Телеграмма – документ, отличающийся от других письменных документов способом передачи текста — по телеграфной сети общего пользования.
Порядок телеграфной связи регламентирован правилами предоставления услуг телеграфной связи,утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28 августа 1997 г. № 1108 . телеграммы бывают следующих категорий: обычная, телеграмма-письмо, срочная, правительственная. Применяются такие разновидности телеграммы: телеграмма за заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом.
Адрес телеграммы часто является условным (например: ТЮМЕНЬ АЛМАЗ). Текст телеграммы должен быть предельно кратким (телеграфный язык) без союзов, предлогов, знаков препинания. При необходимости используются сокращения типа: ТЧК – точка, ЗПТ – запятая и др. исправления в тексте не допускаются. Цифры и числа, как правило, пишут прописью. Текст телеграммы печатается в двух экземплярах на одной стороне листа и заверяется печатью организации.
Текст ответной телеграммы следует начинать с индекса (номера) документа, на который дается ответ. Соответственно, текст инициативной телеграммы, требующей ответа, должен заканчиваться номером инициативной телеграммы.
Пример:
СРОЧНАЯ
ТЮМЕНЬ АЛМАЗ
ИСПЫТАНИЕ ИЗДЕЛИЯ ЗАДЕРЖИВАЕТСЯ ОТСУТСТВИЕМ КОМПЛЕКТУЮЩИХ ТЧК ПРОДЛИТЕ КОМАНДИРОВКУ ДВЕ НЕДЕЛИ
НАЧАЛЬНИК ОТК ИВАНОВ 04/28
____________________________________________________________________________________________
Брянск, Речная, 40
Начальник ОТК личная подпись И.О. Фамилия
00.00.0000
Печать
Телефонограмма – документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки.
Обязательными реквизитами телефонограммы является: наименование организаций адресанта и адресата; реквизит «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц; номер; дата и время передачи и приема телефонограммы; должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов; текст; подпись.
Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003 как для делового письма, то есть выражается предложным падежом с предлогом «о» или «об» (Об изменении заседания Совета; О прибытии участников семинара).
Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй – предпринимаемые действия. Телефонограммы излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов. Желательно, чтобы организация имела специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм.
Телефонограммы после составления должны быть проверены и подписаны руководителем организации.
В случае передачи телефонограммы нескольким предприятиям к ней прилагается список адресов и номеров их телефонов.
При передаче телефонограммы необходимо придерживаться следующим правилам, вначале указать имя фирмы и телефон, вид документа, после передачи текста записать должность, имя, отчество и фамилию принимающего телефонограмму; номер телефона, дату и время передачи.
При приеме телефонограммы необходимо записать название фирмы и номер ее телефона текст, должности, имена, отчества и фамилии, подписавших и передавших телефонограмму; дату и время приема. Кроме того, во избежание неточностей или ошибок необходимо, чтобы принимающий повторил записанный текст телефонограммы передающему лицу. При том указываются все знаки препинания.
Источник
Глава 10. Доклады по исполнению поручений (резолюций), служебные, докладные и объяснительные записки
262. Доклады по исполнению резолюций (поручений), предоставленные в адрес руководства Правительства, в обязательном порядке должны содержать следующие разделы:
1) вступление — ссылка на документ (резолюцию, поручение), инициировавший подготовку докладной записки;
2) основная часть — информация о проделанной работе по исполнению резолюции (поручения) с указанием мнений (позиций) соисполнителей, отличных от мнения (позиции) ответственного исполнителя, и с указанием соисполнителей, не представивших информацию в соответствии со сроками представления информации, установленными настоящей главой Регламента;
3) резолютивная часть — проект решения для принятия решения руководителем или уполномоченным им лицом относительно дальнейших либо окончательных действий по исполнению резолюции (поручения).
263. Докладные, служебные, объяснительные записки, справки, представления относятся к внутренним документам. Они используются для документального оформления различных решений, служат основанием для издания организационно-распорядительных документов.
264. Докладные и служебные записки создаются по инициативе сотрудника или по заданию его непосредственного руководителя.
Докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу-вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу, а служебные записки — на горизонтальном.
265. Докладная записка — документ, адресованный руководителю вышестоящего уровня с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий выводы и предложения с целью информировать руководство об имевших место фактах, событиях, сложившейся ситуации, требующих принятия определенного решения, либо о выполнении распоряжений или о завершении каких-либо работ, побудить руководителя принять конкретное решение.
Докладная записка составляется в случаях, когда компетенции сотрудника или руководителя подразделения недостаточно для разрешения какой-либо уже сложившейся ситуации или для предупреждения возможной негативной ситуации: проведение различных проверок, награждение, поощрение, выделение новых штатных единиц, командирование сотрудников, нарушение требований Инструкции по делопроизводству и так далее.
Докладные записки могут носить и чисто информационный характер: о ходе выполнения или выполнении какого-либо поручения, заданий, планов, указаний, работ.
266. Служебная записка — документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении, т.е. внутреннее деловое письмо.
Служебная записка предназначена для координации действий подразделений и сотрудников внутри Правительства, оперативного обмена документированной служебной информацией. Служебные записки составляются по тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию подразделения или должностного лица и не требует обращения к вышестоящему должностному лицу, но находится в зависимости от выполнения своих функций смежным подразделением или должностным лицом.
Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.
267. Докладную и служебную записки оформляют на стандартном листе бумаги формата А4.
268. В целях унификации служебных документов в соответствии с требованиями к оформлению организационно-распорядительных документов оба документа имеют одинаковый состав необходимых реквизитов, которые отделяются друг от друга интервалами в соответствии с настоящей Инструкции:
1) наименование вида документа пишется прописными буквами (докладная записка или СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА) и располагается через 2 межстрочных интервала после наименования подразделения;
2) адресат: наименование должности, И.О. Фамилия (в дательном падеже);
3) дата и регистрационный номер пишутся на одной строке. Датой является дата составления и подписания записки. Дата, как правило, оформляется арабскими цифрами, например: 02.02.2017. Регистрационный номер оформляется согласно настоящей Инструкции;
4) заголовок кратко раскрывает содержание документа, формулируется по общим правилам составления заголовков к документам. Например: «О проведении проверки. «;
5) текст по оформлению, структуре и содержанию аналогичен построению и изложению делового письма, излагается от первого лица единственного числа и может состоять из двух или трех частей. В первой части (констатирующей) излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа, во второй — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей — конкретные выводы, просьбы и предложения. Вторая, аналитическая, часть может отсутствовать.
269. Документ может быть составлен в текстовом и табличном вариантах или их сочетании.
270. Отметка о наличии приложения и подпись автора документа оформляются согласно настоящей Инструкции.
271. Докладная записка визируется исполнителем документа, его руководителем, а также при необходимости сотрудниками заинтересованных подразделений.
272. Служебная записка визируется исполнителем документа, при необходимости его непосредственным руководителем, а также (в зависимости от ситуации) сотрудниками заинтересованных подразделений.
273. Докладная записка подписывается исполнителем, если она представляется руководителю структурного подразделения, и руководителем исполнительного органа государственной власти Калининградской области, если она представляется Губернатору или заместителю Председателя Правительства.
Как и в служебном письме на документе следует проставлять отметку об исполнителе.
Образцы оформления доклада по исполнению резолюции (поручения), служебной и докладной записок приведены в приложениях N 11, 12, 13 к настоящей Инструкции.
274. Не допускается направление докладных и служебных записок в сторонние организации.
275. Объяснительная записка — документ, объясняющий руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения правил внутреннего трудового распорядка, трудовой или технологической дисциплины (опоздание на работу, прогул, отсутствие на рабочем месте и др.), поясняющий какое-либо действие, факт, поступок, происшествие, сложившуюся ситуацию, поступок или поведение отдельных сотрудников.
276. Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги.
По структуре, построению и оформлению реквизитов объяснительная записка аналогична докладной записке:
1) наименование структурного подразделения — автора документа;
2) адресат: наименование должности, И.О. Фамилия (в дательном падеже);
3) наименование вида документа — ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА;
4) заголовок к тексту,
5) текст состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию, действия, происшествия; текст должен быть объективным, убедительным, давать четкие разъяснения;
6) подпись — объяснительная записка подписывается составителем с указанием должности;
7) дата подписания составителем — в формате: 00.00.0000.
| << Глава 9. Телеграммы | Раздел IV. >> Общие требования к оформлению проектов правовых актов Губернатора и Правительства |
| Содержание Постановление Правительства Калининградской области от 10 апреля 2017 г. N 180 "Об утверждении инструкции по делопроизводству. |
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Источник
докладная записка
Докладная записка — внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого либо вопроса с выводами и предложениями составителя;. Источник: Постановление ЦИК России от… … Официальная терминология
Докладная записка — документ, адресованный руководителю подразделения или учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА — – разновидность служебной записки, адресованной непосредственному руководителю или вышестоящему руководителю, содержащей обстоятельное изложение какого либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Требования к подготовке и оформлению… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
Докладная записка — см. Доклад … Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона
Докладная записка — документ, адресованный руководителю вышестоящей организации и содержащий обстоятельное изложение какого либо вопроса с выводами и предложениями. Д. з. состоит из двух частей: в первой (вводной) излагаются факты и проводится их анализ; во второй… … Педагогическое речеведение
Докладная записка — Жанр официально делового стиля, информационно справочный документ, сообщающий о ситуации, к. л. факте, о выполненной работе. Адресат – руководитель подразделения или учреждения. Информация записки принимается к сведению или побуждает к… … Общее языкознание. Социолингвистика: Словарь-справочник
докладная записка — делопр. документ, адресованный руководству, в котором излагается какой либо вопрос с выводами и предложениями составителя … Краткий словарь терминов из области делопроизводства
докладная записка — Деловая бумага на имя начальника или вышестоящего лица с кратким изложением сущности дела, подлежащего административному рассмотрению … Словарь многих выражений
докладная записка — и. В делопроизводстве: служебный документ, адресованный руководству, в котором излагается какой л. вопрос с выводами и предложениями составителя д. з … Учебный словарь стилистических терминов
ЗАПИСКА — ЗАПИСКА, записки, жен. 1. Клочок бумаги, на которой что нибудь записано. Потерять записку с адресом нужного человека. || Коротенькое письмо, извещение о чем. нибудь. Послать записку с просьбой одолжить книгу. Передать любовную записку. || Сжатое… … Толковый словарь Ушакова
Источник
Делопроизводство в государственном и муниципальном управлении (самопроверка). Тест 4
Поможем успешно пройти тест. Знакомы с особенностями сдачи тестов онлайн в Системах дистанционного обучения (СДО) более 50 ВУЗов. При необходимости проходим систему идентификации, прокторинга, а также можем подключиться к вашему компьютеру удаленно, если ваш вуз требует видеофиксацию во время тестирования.
Закажите решение теста для вашего вуза за 470 рублей прямо сейчас. Решим в течение дня.
Руководитель учреждения с помощью организационных документов:
осуществляет увольнение работников
определяет права и обязанности сотрудников
поощряет отличившегося работника
определяет последовательность действий при выполнении той или иной работы
Назначение распорядительных документов – это:
реализация системы и процессов управления
регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач
планирование деятельности учреждения
сообщение сведений, побуждающих органы управления принимать определенные решения
Реквизит «Указания по исполнению документа» на служебном письме можно писать:
поверх текста письма
на отдельном листе бумаги
в специальной учетно-регистрационной форме
на любом свободном от текста месте
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «подпись» проставляют заверительную надпись:
«Копия верна»; должность лица, заверившего копию; личную подпись
Подлинник документа находится в деле (наименование организации) №____за_____г.
Верно; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи; дату заверения
«Копия верна»:, должность лица, заверившего копию; личную подпись; дату заверения
Номенклатуру дел организации подписывает:
руководитель организации
руководитель службы делопроизводства (канцелярии, общего отдела, секретариата) или должностное лицо, ответственное за делопроизводство
руководитель архива организации или должностное лицо, ответственное за архив
председатель и члены экспертной комиссии организации
Какое определение относится к справке? «Документ, содержащий …»:
подробное описание какого-либо факта или события с выводами и предложениями автора
подробный ход какого-либо мероприятия
перечень мероприятий
подтверждение или описание тех или иных фактов и событий
Как следует оформить раздел «Присутствовали:», если на заседании коллегиального органа присутствуют 16 членов?
указать их количество
перечислить поименно всех присутствующих
указать их количество и приложить к протоколу список присутствующих
Заверяется ли подпись руководителя на приказе печатью?
да
нет
по усмотрению руководителя
по усмотрению службы делопроизводства
По форме протоколы могут быть:
полные и краткие
в зависимости от названия коллегиального органа
открытые и закрытые
внешние и внутренние
Как правильно нумеровать страницы документа?
по центру нижнего поля
по центру верхнего поля
в правом верхнем углу любого документа
Продолжите определение: «Документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя – это…»
акт
докладная записка
объяснительная записка
Каким способом проставляется дата в грифе утверждения документа?
проставляется службой документационного обеспечения управления, после поступления в нее документа
секретарь проставляет ее от руки после утверждения документа
ее проставляет руководитель в момент утверждения документа
Укажите правильный вариант оформления реквизита «Адресат»:
Министерству образования и науки Российской Федерации
Руководителю Федеральной службы по труду и занятости
И.О. Фамилия
Департамент делопроизводства и архива Правительства Российской Федерации
Руководителю Федерального архивного агентства
Фамилия И.О.
Источник